DECATHLON — Reducción del tiempo de contratación en un 40% al rediseñar el reclutamiento como un sistema de decisión

Decathlon México estaba creciendo rápidamente, pero su proceso de reclutamiento no podía seguir el ritmo de la demanda. Lideré el diseño de una plataforma interna junto a un equipo de diseñadores y desarrolladores; nuestro objetivo era transformar el proceso de contratación, pasando de un flujo de trabajo fragmentado y manual a un sistema centralizado.

Identificamos las principales fallas del sistema hablando con el equipo interno y algunos candidatos:

• Sin filtro cultural: los candidatos eran evaluados por sus habilidades, no por su alineación con los valores de Decathlon
• Ciclos de contratación reactivos: las vacantes se llenaban bajo urgencia, lo que generaba contrataciones poco adecuadas y alta rotación
• Infraestructura fragmentada: 12 bandejas de entrada de tiendas, sin responsables definidos, sin base de datos de candidatos
• Alto costo operativo: los gerentes dedicaban demasiado tiempo a tareas administrativas en lugar de al negocio principal

Para entender en qué punto fallaba el proceso, observamos y mapeamos el flujo de reclutamiento manual existente junto con los participantes, identificando puntos de confusión, demoras y abandonos a lo largo del proceso.

Para entender dónde y por qué fallaba la experiencia, combinamos los siguientes métodos:

• Más de 45 entrevistas con candidatos y reclutadores para descubrir comportamientos reales, no suposiciones
• Benchmarking de retail deportivo (Adidas, Innovasport, Martí) para analizar cómo las marcas atraen talento alineado culturalmente
• Análisis de plataformas (Indeed, LinkedIn) para identificar patrones de UX escalables en reclutamiento de alto volumen

Algunas frases de los usuarios nos dijeron:

A través de la investigación identificamos segmentos de comportamiento clave entre candidatos y reclutadores, lo que reveló por qué una experiencia de reclutamiento genérica estaba fallando.

A) Candidatos

• Exploradores: nuevos en la búsqueda de empleo y en busca de orientación. Se benefician de una guía clara y experiencias de postulación sencillas.
• Atletas: motivados por la cultura y la alineación con los valores de Decathlon. Necesitan coincidencias de puestos basadas en intereses, no solo en experiencia
• Candidatos de retail con experiencia: familiarizados con el mercado laboral y en busca de eficiencia y claridad. Se benefician de filtros de búsqueda sólidos e información transparente sobre los puestos.

B) Reclutadores

• Gerentes de tienda: contratan bajo presión operativa y buscan cubrir vacantes rápidamente. Se benefician del acceso a candidatos relevantes y preseleccionados.
• Reclutadores de RR. HH.: se enfocan en mantener consistencia y eficiencia a lo largo del proceso de contratación. Se benefician de información estructurada de los candidatos y herramientas de seguimiento eficaces.

• Candidatos de baja calidad

Muchos candidatos no estaban alineados con la cultura, los valores o los requisitos del puesto de la marca, lo que dificultaba identificar talento adecuado.

Soluciones

• Recomendaciones de empleo personalizadas según habilidades e intereses deportivos
• Onboarding basado en intereses (running, ciclismo, deportes de equipo)

• Los candidatos eligen otras marcas

La cultura influye en la toma de decisiones, por lo que haremos de la cultura una parte integral del producto

Soluciones

• Historias de empleados
• Contenido de marca
• Propuesta de valor clara

• Presión por contratación estacional

La contratación es cíclica y depende del momento del año, por lo que diseñamos pensando en velocidad y escalabilidad

Soluciones

• Postulación en un clic y perfiles prellenados
• Búsqueda y filtrado por puesto o ubicación
• Detalles claros del puesto con contexto de mapa
• Actualizaciones en tiempo real y alertas de empleo

Los candidatos necesitan una experiencia simple y transparente que los ayude a avanzar con confianza desde el descubrimiento del empleo hasta el onboarding.

• Búsqueda de empleo sencilla con filtros, navegación por ubicación y alertas de empleo
• Información clara del puesto, requisitos y detalles de ubicación con mapa
• Proceso de postulación simplificado con pasos guiados
• Seguimiento de la postulación y actualizaciones de estado para mayor transparencia
• Comunicación clara de los siguientes pasos y decisiones de contratación
• Apoyo estructurado de onboarding para una transición fluida al puesto

Resultado

Menor abandono, mayor confianza y postulaciones de mayor calidad

La aplicación fue diseñada para reflejar la identidad oficial de la marca Decathlon, ayudando a los candidatos a identificarse con los valores de la empresa. Veamos los elementos principales:

• Logotipo oficial 2021

• Tipografía

Menor abandono, mayor confianza y postulaciones de mayor calidad

• Paleta de colores

Menor abandono, mayor confianza y postulaciones de mayor calidad

• Iconografía

Uso de símbolos mínimos para reducir la carga cognitiva y favorecer un reconocimiento más rápido en toda la interfaz.

Análisis revisado 3 meses después del lanzamiento:

• 40% de contratación más rápida. El tiempo de contratación se redujo significativamente en los ciclos estacionales y estándar.
• +30% de mejora en encaje cultural. La puntuación de alineación cultural evaluada por reclutadores aumentó significativamente. Los desajustes en etapas tempranas disminuyeron un 25% aproximadamente.
• +50% de capacidad de los reclutadores. Los reclutadores procesaron aproximadamente 50% más candidatos con la misma plantilla. Cero cuellos de botella durante los picos estacionales tras el lanzamiento.
• 100% del proceso de reclutamiento centralizado. Las bandejas de correo de 12 tiendas fueron reemplazadas por una sola plataforma

En última instancia, trabajar sin un marco de producto establecido me impulsó a crecer más allá del diseño.

No había un proceso predefinido, ni responsabilidades claras, ni un lenguaje común entre los equipos. Gran parte del trabajo consistió en lograr alineación: actuar como puente entre Recursos Humanos, Operaciones e Ingeniería, y construir confianza en el proceso.

En ese sentido, el producto no fue solo la plataforma, sino también la forma de trabajar que introdujimos.