DECATHLON — Redução do tempo de contratação em 40% ao redesenhar o recrutamento como um sistema de decisão

A Decathlon México estava a crescer rapidamente, mas o seu processo de recrutamento não conseguia acompanhar a procura. Liderei o design de uma plataforma interna juntamente com uma equipa de designers e programadores; o nosso objetivo era transformar o processo de contratação, passando de um fluxo de trabalho fragmentado e manual para um sistema centralizado.

Identificámos as principais falhas do sistema ao falar com a equipa interna e com alguns candidatos:

• Sem filtro cultural: os candidatos eram avaliados pelas competências, não pelo alinhamento com os valores da Decathlon
• Ciclos de contratação reativos: as vagas eram preenchidas com urgência, o que originava contratações desadequadas e elevada rotatividade
• Infraestrutura fragmentada: 12 caixas de correio de lojas, sem responsáveis definidos, sem base de dados de candidatos
• Custo operacional elevado: os gestores dedicavam demasiado tempo a tarefas administrativas em vez de ao negócio principal

Para perceber onde o processo estava a falhar, observámos e mapeámos o fluxo de recrutamento manual existente em conjunto com os participantes, identificando pontos de confusão, atrasos e abandonos ao longo do processo.

Para perceber onde e porquê a experiência estava a falhar, combinámos os seguintes métodos:

• Mais de 45 entrevistas com candidatos e recrutadores para descobrir comportamentos reais, não pressupostos
• Benchmarking de retalho desportivo (Adidas, Innovasport, Martí) para analisar como as marcas atraem talento culturalmente alinhado
• Análise de plataformas (Indeed, LinkedIn) para identificar padrões de UX escaláveis em recrutamento de elevado volume

Algumas citações dos utilizadores disseram-nos:

Através da investigação, identificámos segmentos comportamentais-chave entre candidatos e recrutadores, revelando porque é que uma experiência de recrutamento genérica estava a falhar.

A) Candidatos

• Exploradores: novos na procura de emprego e à procura de orientação. Beneficiam de uma orientação clara e de experiências de candidatura simples.
• Atletas: motivados pela cultura e pelo alinhamento com os valores da Decathlon. Precisam de correspondência de funções com base em interesses, não apenas em experiência
• Candidatos de retalho experientes: familiarizados com o mercado de trabalho e à procura de eficiência e clareza. Beneficiam de filtros de pesquisa fortes e de informação transparente sobre as vagas.

B) Recrutadores

• Gestores de loja: contratam sob pressão operacional e procuram preencher vagas rapidamente. Beneficiam do acesso a candidatos relevantes e pré-qualificados.
• Recrutadores de RH: concentram-se em manter a consistência e a eficiência ao longo do processo de contratação. Beneficiam de informação estruturada sobre os candidatos e de ferramentas de acompanhamento eficazes.

• Candidatos de baixa qualidade

Muitos candidatos não estavam alinhados com a cultura, os valores ou os requisitos da função da marca, dificultando a identificação de talento adequado.

Soluções

• Recomendações de vagas personalizadas com base em competências e interesses desportivos
• Onboarding baseado em interesses (corrida, ciclismo, desportos de equipa)

• Os candidatos escolhem outras marcas

A cultura influencia a tomada de decisão, por isso faremos da cultura uma parte integral do produto

Soluções

• Histórias de colaboradores
• Conteúdo de marca
• Proposta de valor clara

• Pressão de contratação sazonal

A contratação é cíclica e depende da altura do ano, por isso desenhámos a pensar em velocidade e escalabilidade

Soluções

• Candidatura num clique e perfis pré-preenchidos
• Pesquisa e filtragem por função ou localização
• Detalhes claros da vaga com contexto de mapa
• Atualizações em tempo real e alertas de emprego

Os candidatos precisam de uma experiência simples e transparente que os ajude a avançar com confiança desde a descoberta da vaga até ao onboarding.

• Pesquisa de emprego simples com filtros, navegação por localização e alertas de emprego
• Informação clara sobre a vaga, requisitos e detalhes de localização com mapa
• Processo de candidatura simplificado com passos orientados
• Acompanhamento da candidatura e atualizações de estado para maior transparência
• Comunicação clara dos próximos passos e decisões de contratação
• Apoio estruturado de onboarding para uma transição tranquila para a função

Resultado

Menor abandono, maior confiança e candidaturas de maior qualidade

A aplicação foi desenhada para refletir a identidade oficial da marca Decathlon, ajudando os candidatos a identificarem-se com os valores da empresa. Vejamos os principais elementos:

• Logótipo oficial 2021

• Tipografia

Menor abandono, maior confiança e candidaturas de maior qualidade

• Paleta de cores

Menor abandono, maior confiança e candidaturas de maior qualidade

• Iconografia

Utilização de símbolos mínimos para reduzir a carga cognitiva e favorecer um reconhecimento mais rápido em toda a interface.

Análise revista 3 meses após o lançamento:

• 40% de contratação mais rápida. O tempo de contratação foi reduzido significativamente nos ciclos sazonais e padrão.
• +30% de melhoria no encaixe cultural. A pontuação de alinhamento cultural avaliada pelos recrutadores aumentou significativamente. As desadequações em fases iniciais diminuíram aproximadamente 25%.
• +50% de capacidade dos recrutadores. Os recrutadores processaram aproximadamente mais 50% de candidatos com o mesmo número de colaboradores. Zero estrangulamentos durante os picos sazonais após o lançamento.
• 100% do processo de recrutamento centralizado. As caixas de correio de 12 lojas foram substituídas por uma única plataforma

No fundo, trabalhar sem um quadro de produto estabelecido levou-me a crescer para além do design.

Não havia um processo predefinido, nem responsabilidades claras, nem uma linguagem comum entre as equipas. Grande parte do trabalho consistiu em alcançar alinhamento: servir de ponte entre Recursos Humanos, Operações e Engenharia, e construir confiança no processo.

Nesse sentido, o produto não foi apenas a plataforma — foi também a forma de trabalhar que introduzimos.